Confidentialité et protection de vos données.

Éditeur et responsable de traitement

Ce site est édité par ENCOM Conseil & Audit, intégrateur télécom établi au 159, rue Montmartre, 75002 Paris, joignable au 01 73 30 00 00 et sur https://encom-conseil.fr. ENCOM Conseil & Audit est le responsable du traitement des données recueillies ici. Pour toute question relative à vos données, écrivez à audit@encom-conseil.fr.

Finalités et bases légales

Vos données servent uniquement à instruire votre demande, à vous répondre et à vous adresser la synthèse de l'audit. Aucun résultat automatique n'est produit : chaque dossier est lu par un conseiller ENCOM.

• Demande d'audit et demande de rappel : votre consentement, recueilli à l'envoi du formulaire et horodaté avec la demande.
• Envoi de la synthèse et des messages de suivi de votre demande : l'exécution de la démarche que vous avez engagée.
• Prospection par e-mail des études notariales : l'intérêt légitime d'ENCOM à présenter ses services aux professionnels de ce secteur. Chaque message porte un lien de désabonnement.

Données collectées

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à l'instruction du dossier.

• Votre identité et vos coordonnées professionnelles : nom, fonction, adresse e-mail, téléphone.
• L'étude notariale : sa dénomination et l'adresse du site à auditer.
• Le périmètre déclaré : ce que vous demandez d'analyser et les précisions que vous ajoutez.
• Les factures et les contrats télécoms que vous déposez.
• Des journaux techniques : date et heure des accès, adresse IP, empreinte des fichiers déposés, actions des comptes ENCOM sur le dossier.
• Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site : le cookie de session et le jeton anti-CSRF, sans lesquels le formulaire ne peut pas être envoyé. Aucune mesure d'audience ni traceur publicitaire n'est déposé.

Destinataires

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées. Elles sont accessibles aux seules équipes ENCOM habilitées à traiter votre dossier, ainsi qu'à Postmark, notre sous-traitant d'acheminement d'e-mails, qui expédie nos messages pour notre compte et n'a jamais accès aux documents que vous déposez.

Transferts hors de l'Union européenne

Postmark est un prestataire établi aux États-Unis : l'acheminement de nos e-mails implique donc un transfert de votre adresse et du contenu du message hors de l'Union européenne. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les factures et les contrats que vous déposez, eux, restent sur nos serveurs et ne sont transmis à aucun prestataire d'envoi.

Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont appliquées automatiquement, chaque nuit, par une purge programmée.

• Demande d'audit et coordonnées associées : 3 ans (1095 jours). Passé ce délai, une demande clôturée est anonymisée plutôt que supprimée, afin que seules les statistiques de l'opération subsistent.
• Factures et contrats déposés : 1 an (365 jours). La ligne et le fichier chiffré sont alors supprimés.
• Événements d'e-mail, envoi, ouverture, clic et retour : 400 jours, puis suppression.
• Liste d'opposition : conservée sans limite de durée. Cette ligne est la preuve qu'une adresse a demandé à ne plus être sollicitée, et la supprimer reviendrait à réintroduire cette adresse dans nos envois.

Sécurité

L'application reçoit des documents couverts par le secret professionnel. Les mesures suivantes sont en place.

• Les documents déposés sont écrits sur un espace de stockage privé, situé hors de la racine web publique, et chiffrés avec la clé de l'application avant leur écriture.
• Un document ne peut être téléchargé que par un compte ENCOM authentifié, par un lien signé valable cinq minutes, après contrôle des habilitations et de l'empreinte SHA-256 enregistrée au dépôt.
• Les comptes ENCOM sont nominatifs et protégés par une double authentification obligatoire.
• Chaque action sensible d'un compte ENCOM est inscrite dans un journal en ajout seul, que personne ne peut modifier ni effacer.
• Les échanges entre votre navigateur et le site sont chiffrés par HTTPS.

Les e-mails que nous vous adressons

Deux catégories de messages, expédiées séparément.

• Les messages liés à votre demande, confirmation, rappel, synthèse et renvoi de votre lien d'accès, vous sont adressés parce que vous avez déposé une demande. Ils ne comportent aucune mesure d'ouverture ni de clic.
• Les messages de prospection adressés aux études notariales mesurent les ouvertures et les clics, afin d'ajuster le nombre et le contenu des envois. Chaque message porte un lien de désabonnement, effectif immédiatement et définitivement.

Vos droits

Vous disposez sur vos données des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour exercer l'un d'entre eux, écrivez à audit@encom-conseil.fr en précisant votre demande : nous vous répondons dans un délai d'un mois. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur https://www.cnil.fr.

• Droit d'accès : obtenir la copie des données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, la liste d'opposition exceptée.
• Droit à la limitation : demander que le traitement soit suspendu le temps d'une vérification.
• Droit d'opposition : refuser la prospection par e-mail, à tout moment et sans motif.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine.

Modifications de cette page

Cette page peut être mise à jour pour suivre une évolution du service, de nos sous-traitants ou de la réglementation. La version publiée est datée du 8 septembre 2026, indiquée en haut de page.